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Alle anstehenden Aufgaben richtig strukturieren und optimal erledigen.

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© Foto: Thodoris Tibilis – Thinkstock.com

Eine Studie Ende 2014 hat es bestätigt – mit über 47 unvergüteten Überstunden im Jahr liegen die Deutschen mit Abstand auf dem ersten Platz. Ja, wir sind fleißig, das stimmt. Darum nehmen wir auch immer mehr Arbeit an, immer mehr Posten und Aufgaben, die „einfach zusätzlich“ erledigt werden. Mehr arbeiten und dabei mehr erledigt bekommen, das ist nur bis zu einem gewissen Grad linear.

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David Allen ist Autor, Berater und Erfinder der Selbstmanagement-Methode Getting Things Done. © Foto: David Allen PR

Das bekannteste System, die eigenen Aufgaben zu organisieren, ist jenes von David Allen. Hauptprinzip ist dabei, alle anstehenden Tätigkeiten, private wie geschäftliche, in einem Verwaltungssystem zu notieren. Dadurch hat man den Kopf frei für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne alle anderen anstehenden Aufgaben im Hinterkopf behalten zu müssen oder sie sogar zu vergessen. Das System ist so erfolgreich, dass David Allen bereits zwei Bücher dazu verfasst hat. Der klingende Name: „Getting things done“ – „Wie ich die Dinge geregelt kriege.“

1. Erfassen

Die erste Aufgabe ist es, 10 Minuten lang alles auf eine Liste zu schreiben, was in nächster Zeit organisiert werden muss. Das können Termine oder Aufgaben sein, die allgemeine Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch oder der riesige Berg an ungelesenen E-Mails. Alles, was man tun muss und will, muss aufgeschrieben werden.

2. Durcharbeiten

Auf seiner Liste geht man nun zunächst die Aufgaben durch. Aufgaben sind alles, was kein Termin ist. Als Erstes müssen die Aufgaben priorisiert werden. Was ist wichtig und was ist unwichtig, was kann gleich als Müll aus der Liste und vom Schreibtisch entfernt werden? Können die Aufgaben überhaupt bearbeitet werden? Können sie an andere, Mitarbeiter, Mitbewohner, Partner ausgelagert und delegiert werden?

3. Organisieren

Als Nächstes müssen alle Termine in einen Kalender eingetragen werden. Das kann sowohl der zum E-Mail-Programm gehörige als auch ein Taschenkalender sein. Es darf aber nur den einen geben, keinen zweiten, den man nachpflegen muss.

David Allen nutzt zum Organisieren gleich mehrere Listen, wovon jede ihre eigene Funktion hat. Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, wird unterschieden zwischen Projekten (mehrere ineinandergreifende Aufgaben), Ideen, ToDos und Not-ToDos, die alle organisiert und dementsprechend sortiert werden müssen. Jede Aufgabe wird priorisiert nach Wichtigkeit, Komplexität und Aufwand. An dieser Stelle beginnt man, wo möglich, die Arbeiten zu delegieren.

4. Durchsehen

Das System lebt davon, dass man sich regelmäßig Zeit nimmt, seine Listen durchzugehen, zu ergänzen und zu aktualisieren. Das heißt, ein Mal in der Woche wird die komplette Liste überarbeitet, neue Termine werden gesetzt, neue Prioritäten vergeben.

5. Erledigen

Die Krönung des ToDo – das Do. Hat man seine Aufgaben priorisiert, geht es daran, die wichtigste Aufgabe zuerst anzugehen, bis diese abgeschlossen ist. Eine einzige Ausnahme gibt es: die Zwei-Minuten-Regel. Alles, was in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, soll man sofort machen. Das kann die Vereinbarung des Zahnarzttermins, das Blumengießen oder die schnelle Beantwortung einer Mail sein.

Das System gilt als erfolgreich, wenn sich der Großteil der Zeit nur noch auf das Erledigen beschränkt. Allerdings ist es auch so, dass man zunächst einmal Zeit investieren muss, bevor man Zeit herausbekommt. Die Zeit für die Umsetzung muss man sich erst einmal schaffen. Einer der verbreitetsten Fehler ist es, anzunehmen, man könne das System zusätzlich zu seinem sonstigen Tagesgeschäft durchführen. Stattdessen sollte man sich aktiv Zeit dafür nehmen. Das beginnt beim Morgens-etwas-früher-Aufstehen, um den Tag in Ruhe anzugehen, bis zum pünktlichen Feierabend zur Arbeitskrafterhaltung. Das heißt, den Weg von und zur Arbeit nutzen.

Eine weitere Voraussetzung: Konzentriertes Arbeiten ermöglichen. Unterbrechungen in jeglicher Form müssen, soweit es irgendwie möglich ist, reduziert werden. Schalten Sie für bestimmte Zeiten ihr Telefon auf Stumm und unterdrücken Sie die Push-Funktion. Multitasking ist übrigens keine Tugend, sondern verhindert nur, dass man sich vollständig auf eine Aufgabe konzentrieren kann.

Hält man sich an diese Basisstrukturen, steht dem Weg zu mehr Freizeit bzw. Freiraum durch organisierteres Arbeiten bzw. erledigen von Aufgaben nichts mehr im Wege!

 

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© Foto: Piper Verlag

Wie ich die Dinge geregelt kriege
Selbstmanagement für den Alltag
– von David Allen · Taschenbuch
ISBN: 3492240607

Beitragsbild: Getting Things Done 01